La Importancia de la administración de personal

La importancia de la administración de personal

Guery Alcocer Mendez, Gabriel Llusco Condori, Carlos Capriles Pabón

RESUMEN

La administración  de personal es la base para la planificación de objetivos ya que esta nos avisa de las fortalezas y defectos del personal de la empresa para poder general un objetivo. Existen varios puntos a tomar en cuenta tanto interna como externamente, para poder evaluar al personal conforme nuestros objetivos. Si el personal no cuenta con algunas características necesarias existen varias maneras de motivarlo. Todo esto se encuentra reglamentado gracias a las políticas de la empresa, guiar tanto al personal interno o externo de la empresa para la buena relación de los mismos.

ABSTRACT
The management of employee is the basis for the planning of objectives since this tells us the strengths and shortcomings of the staff of the company to be able to general a goal. There are several points to take into account both internally and externally when evaluating staff for our objectives, if the staff does not have some necessary characteristics there are several ways to motivate. All this is regulated thanks to the policies of the company to guide both the internal or external staff of the company for the good relationship of them.

Introducción

Existen diferentes métodos usados para poder administrar el personal de una empresa dependiendo del tamaño de la misma. A travez del tiempo con los cambios de los mercados en las empresas surgieron diferentes factores a ser tomados en cuenta al momento de tomar desiciones para la empresa.

Todavia existen empresas las cuales no poseen un departamento de admnistracion de personal por diferentes factores: son pequeñas, priorizan otros departamentos, creen que no es necesario este departamento. La mayoría de las empresas no cree que una buena administración de personal pueda influir en el mejor rendimiento de la misma.

Actualmente la adminsitracion de personal a desarrollado un esquema de análisis dentro las empresas para poder evaluar diferentes aspectos de la misma y poder contribuir al mejor rendimiento de los trabajadores.

Se puede encontrar diferentes definiciones dadas por los principales autores en administración en los cuales podemos deducir sus elementos básicos:

Es un dispositivo que organiza y realiza la transformación ordenada de la información, realiza la transformación ordenada de la información, recibe la información del objeto de dirección la procesa y la transmite bajo la forma necesaria para la gestión realizando este proceso continuamente. (IBÁÑEZ MACHICADO, 2010, pág. 14)

1.- Administración del personal

El campo empresaria constantemente enfrenta cambios (sociales, culturales, políticos, económicos entre otros), que obligan a las organizaciones a responder de forma inmediata. La administración de personal se ve claramente cumpliendo ese propósito de manera eficiente y eficaz dentro la empresa utilizando todos los recursos de la misma. "Los términos de adminsitracion de personal o de recursos humanos representan las denominaciones mas adecuadas, ya que abarcan todas las acciones, procesos y técnicas propias de la función de personal.” (ALFARO CASTELLANOS, 2012, pág. 12)

La administración de personal o departamento de recursos humanos es la que se encarga de estar al tanto lo que ocurre en las diferentes áreas de la empresa como los recursos materiales, recursos económicos, recursos humanos. En las pequeñas y medianas empresas generalmente no cuentan con un departamento de recursos humanos porque lo consideran innecesario… Pero al no tener ese departamento recurren a empresas externas para gestionar algunos aspectos del personal.

 La administración de recursos humanos (personal) es el proceso administrativo aplicando al acrecentamiento y conservación del esfuerzo humano, las experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades, etc., de los miembros de la organización, en beneficio del individuo, de la propia organización y del país en general. (IBÁÑEZ MACHICADO, 2010, pág. 47)

La necesidad de tener un departamento encargado del personal en una empresa grande tiene una utilidad enorme en el rendimiento general, logro de objetivos y la capacidad de encontrar puntos débiles y fuertes en los diferentes departamentos de la empresa.

Se realizó una encuesta a diferentes trabajadores de distintas empresas de Cochabamba para saber su opinión referente a la necesidad e importancia de un departamento de administración de personal:

Fuente: Elaboración Propia, 2017

Un 88.9% está de acuerdo con que cada empresa debe tener un departamento de administración de personal. Los demás encuestados respondieron que no es necesario dicho departamento o que no saben que funciones cumple ese departamento dentro la empresa. 

El objetivo principal de la buena administración de personal radica en el rendimiento de la empresa en los diferentes departamentos, para poder lograr esto el personal debe tener ciertas características como ser: La capacitación de personal es algo indispensable para cualquier departamento dentro una empresa para que el trabajador pueda desarrollar todos los trabajos u objetivos que se fijen.

No es suficiente con que el personal esté capacitado si no posee la facultad de colaboración, toda planificación que se lleva a cabo es un trabajo en equipo si la persona no está dispuesta a colaborar esto traerá retrasos no deseados al departamento.

Todas estas características aparte de generar objetivos para la empresa retribuye al trabajador en diferentes aspectos como una remuneración económica, mejores condiciones de trabajo, si existe la posibilidad de ascender de puesto los jefes estarán al tanto de tu capacidad como así de tu compromiso con la empresa y esto podrá facilitar dicho asenso.

2.- Análisis de puestos

Las acciones desempeñadas por la dirección superior de una empresa con respecto a las planificaciones de objetivos, producción, inversiones actualmente se están aplicando en función del personal con que una empresa cuenta.

El realizar un análisis de puestos conlleva a analizar las siguientes características de la persona: descripción del cargo, evaluación, valoración y clasificación del cargo. Estos puntos analizados determinaran si el personal tiene éxito, fracaso o fallo de algún proyecto en el cual se encuentre relacionado dicho trabajador. También durante el análisis se debe determinar si la persona cuenta en el lugar de trabajo con: herramientas de trabajo, técnicas o maneras que se llevan a cabo para poder realizar las tareas asignadas y cualidades u requisitos que debería cumplir la persona para ocupar ese cargo.

Se llevo a cabo una encuesta a algunos trabajadores dentro distintas empresas para poder verificar si el personal dentro una empresa sabe que se evalúa durante una evaluación de personal:

Fuente: Elaboración Propia, 2017

La recopilación de la encuesta demostró que la mayoría del personal 55.6% piensa que el proceso de evaluación de personal solo sirve para poder evaluar el desempeño de personal. Desconocen que existen algunos puntos más evaluados durante el análisis.

Llevado a cabo este análisis el departamento de administración de personal debe actuar de acuerdo a las necesidades que requiera para el personal de la empresa.

La planeación de recursos humanos responde a cambios o reducciones internas de personal, asi como las rapidas y cambiantes influencias de la sociedad, incluyendo innovaciones tecnológicas, condiciones del mercado de trabajo, legislación laboral. Pro tanto, la planeación de personal es un proceso continuo y amplio. (ALFARO CASTELLANOS, 2012, pág. 39)

Los factores que tomamos en cuenta incluyen en su totalidad a todos los departamentos de la empresa, ya que al momento de planificar un objetivo todos los recursos humanos de la empresa están incluidos en diferentes aspectos.

2.1.- Evaluación de rendimiento

La evaluación de rendimiento generalmente es la comparación del rendimiento que tiene el empleado en su puesto de trabajo el cual es comparado con el rendimiento deseado que tiene la empresa para ese lugar. A través de esta evaluación se determina qué medidas tomar para mejorar el rendimiento de ese puesto o de planificar nuevas actividades específicas para el personal.

2.2.- Capacitación del trabajador

También podemos utilizar los resultados del análisis de puesto para poder capacitar al personal ya que tenemos una evaluación de cuáles son las fortalezas y debilidades del mismo. Este punto es fundamental ya que si el personal tiene un desempeño bajo podemos ver la manera de nivelar su rendimiento de acuerdo a las exigencias de la empresa. Si el rendimiento del personal es óptimo podemos cambiar la perspectiva de la capacitación y tratar de innovar a la persona con algunos cursos o especialidades que puedan ayudar más a la empresa de acuerdo a las fortalezas que presente el personal.

2.3.- Reclutamiento de personal

El reclutamiento es el proceso de buscar y encontrar candidatos potencialmente calificados y capaces de poder ocupar cargos dentro la empresa, que reúnan los requisitos necesarios para ser contratados. Con el objetivo de poder cubrir necesidades que requiera el personal ya sea para suplir ausencias que se encuentren ya sean por: renuncias o retiros, despidos o jubilaciones o simplemente por el surgimiento de nuevos puestos de trabajo dentro la organización de la empresa como resultado del crecimiento de la misma.

El reclutamiento es un conjunto de procedimientos destinados u orientados a atraer candidatos capaces de ocupar cargos dentro la organización. Es un sistema de información mediante el cual la organización divulga y ofrece al mercado de recursos humanos las oportunidades de empleo que pretende llevar. (CHIAVENATO, 2010, pág. 217)

Los factores tomados en cuenta durante el reclutamiento nos permite estar seguros de la capacidad de nuevo personal para el cargo que ocupara. Es difícil poder evaluar a la persona socialmente para poder determinar su nivel de adaptación en el nuevo cargo.

Ya que dentro la empresa al momento de subir de cargo o contratar nuevo personal existe diferentes opiniones consultamos al personal de algunas empresas de Cochabamba que opciones son las favoritas a tomar en cuenta:

Fuente: Elaboración Propia, 2017

Como podemos observar la encuesta muestra las preferencias del personal con un 59.3% de buscar a alguien conocido dentro la empresa para ocupar el nuevo cargo. Y muy pocos están de acuerdo con que el jefe del departamento sea la persona que tome la decisión.

3.- Administración estratégica de personal 

La administración estratégica se fundamenta principalmente en los cambios a nuevas tendencias que demuestran la importancia de una actualización constante en todos y cada uno de los departamentos que comprenden las organizaciones.

Sin embargo, de nada le sirve a la organización contar con el mejor material, equipo, cuando su personal esta “obsoleto” es la planificación de recursos humanos donde entra en acción ya que ella podrá preparar una capacitación para el desarrollo de personal hacia nuevas tendencias.

También resulta primordial hacer mención que se debe considerar el medio ambiente de la organización dado que contribuye de igual manera a la consecución de los objetivos planeados por la empresa.

Para poder alcanzar el éxito competitivo por medio de los recursos humanos, es preciso introducir un cambio fundamental en la forma en que los gerentes conciben la fuera de trabajo de una organización y en su punto de vista sobre las relaciones de trabajo. Esto implica también trabajar con y a través de las personas considerando a estas como socias y no tan solo como un costo que es necesario minimizar o suprimir por completo (MARIANO BERTAND, 2017)

Para poder verificar si el personal es consciente de sus debilidades procedimos a encuestar a varias personas dentro varias empresas en Cochabamba. De esta manera saber la opción más eficaz que podemos realizar para mejorar el rendimiento de su empresa.

Fuente: Elaboración Propia, 2017

La gráfica nos demuestra que la mayoría del personal dentro una empresa tiene la visión de cómo una empresa puede mejorar el rendimiento. Y muy pocos son los que tienen diferentes puntos de vista para mejorar el rendimiento.

4.- Las Relaciones Humanas

La relación humana dentro la administración de personal está destinada a crear y mantener relaciones entre los trabajadores, basados en ciertas reglas de conducta social-laboral aceptadas por todos fundamentalmente dentro del respeto de la persona.

La empresa en todo momento trabaja como un grupo de personas heterogénea en la cual los directivos tendrán que obtener la dinámica necesaria para la consecución de los objetivos marcados por la empresa. Para el logro de estos objetivos las relaciones humanas facilitan al personal tener una buena relación con sus compañeros de trabajo, comodidad en la oficina, familiarización y sociabilidad. El jefe de cada departamento sabe que cada trabajador tiene una personalidad propia y distinta al resto las cuales son complejas y numerosas. Una vez que el jefe reconoce dichos aspectos de la personalidad de cada trabajador le es más fácil poder relacionarse con cada individuo y poder incentivar a lograr el rendimiento deseado mediante: el respeto, amabilidad consideración, agradecimiento, lealtad, cortesía, todos estos puntos mencionados sin duda harán posible una convivencia humana positiva y productiva dentro la empresa. Dentro las relaciones humanas existen diferentes niveles de relaciones las cuales son:
Internas: Empresa – jefes, Jefes – Subordinados, a todo nivel con personas de diferentes departamentos. Externas: Proveedores, clientes, gobierno, público en general.

5.- Políticas del personal dentro la empresa

Las políticas del personal surgen en función de la racionalidad de la filosofía y de la cultura organizacional de la empresa. Las políticas se podrían definir como reglas que se establecen para dirigir funciones y asegurar que estas cumplan de acuerdo a los objetivos deseados, también sirven para prevenir que los trabajadores realicen tareas que pongan en peligro el éxito de las tareas específicas.

Las políticas de personal se refieren a la manera de cómo la empresa aspira a trabajar con sus trabajadores para alcanzar por intermedio de ellos los objetivos deseados y a la vez que cada trabajador logre un objetivo individual dentro la empresa. Cada organización pone en práctica la política de personal que más convenga a sus necesidades y debe abarcar lo que la empresa precisa. Los aspectos que generalmente se toman en cuenta para las políticas de personal son: desarrollo personal, rotación de puestos, plan de carreras, evaluación de desempeño, administración de remuneraciones, beneficios sociales, higiene y seguridad, relaciones laborales, capacitación, vacaciones, reclutamiento y selección.

Imaginando que las políticas internas y externas de la empresa son puntos que un trabajador nunca toma en cuenta al momento de ingresar a trabajar en una empresa realizamos una consulta. Para determinar qué tan informados se encuentran sobre las políticas de la empresa donde trabajan y en qué manera las mismas ayudan al personal.

Fuente: Elaboración Propia, 2017

Actualmente se observa que la mayoría del personal tiene la idea básica de las políticas de personal con un 85.7%, las demás personas no saben en qué nivel les afecta las políticas de la empresa. 

6.- Conclusiones

La administración de personal va ganando terreno dentro lo que es la organización de una empresa. Ademas el personal de igual manera va informándose de los beneficios que genera tener un departamento de administración de personal.

La mayor parte de los trabjadores encuentados están de acuerdo con un departamento de administración de personal. Y son muy pocas personas las que están en contra o no les interesa el tema.

Para el análisis de puestos se requiere informar mas al trabajador ya que solo la mitad entiende el verdadero propósito del mismo. Los demás empleados no muestran interés en el tema y por eso les da igual los resultados obtenidos sin darse cuenta que es algo en beneficio de ellos.

Por otra parte nos damos cuenta que mas de la mitad de los empleados prefieren a alguien conocido para subir de puesto o que acceda a algún nuevo puesto creado en la empresa. Lo hacen mas que todo por el miedo generado de no poder saber la actitud que tendrá una nueva persona contratada. Sin pensar que un nuevo integrante puede aportar cosas nuevas y positivas al grupo.

Un punto mas a tomar en cuenta fue la capacitación de personal, donde observamos que  ¾ del personal esta de acuerdo con tener capacitaciones regulares para mejorar su rendimiento.

Aunque un 81.5% del personal sabe las políticas de la empresa no las conoce a detalle. Esto nos indica que una socialización interna es requerida en las empresas. Asi el empleado puede entener os beneficios que genera una política de empresa bien establecida.

7.- Bibliografía

CHIAVENATO, I. (2010). Administracion de Recursos Humanos en la Empresa. Lima Peru: San Marcos.

IBÁÑEZ MACHICADO, M. (2010). Administracion de Recursos Humanos en la Empresa. Lima Peru: San Marcos.

MARIANO BERTAND, D. (29 de Agosto de 2017). Atlantic International University. Obtenido de http://www.aiu.edu/publications/student/spanish/GERENCIA%20DE%20RECURSOS%20HUMANOS.html